TPE : comment automatiser l’envoi d’un rapport mensuel à ses clients.

Introduction : le cauchemar des rapports récurrents.

Dans de nombreuses TPE, les dirigeants ou les responsables commerciaux perdent un temps précieux chaque mois à compiler, rédiger et envoyer manuellement des rapports de suivi à leurs clients : performances, livraisons, prestations réalisées, consommations d’heures ou d’unités, état d’avancement, etc.

Ce travail, bien que crucial pour la transparence et la satisfaction client, est souvent fastidieux, répétitif, source d’erreurs… et surtout, il mobilise du temps à faible valeur ajoutée.

Bonne nouvelle : il est aujourd’hui possible d’automatiser complètement ce processus, avec des outils simples, peu coûteux, et sans écrire une seule ligne de code.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment mettre en place une solution clé-en-main, qui permet d’envoyer automatiquement chaque mois un rapport personnalisé à chaque client, sans lever le petit doigt.

Objectif : un rapport automatique envoyé par mail chaque mois.

Imaginons le scénario suivant :

• Vous travaillez avec plusieurs clients.

• Vous suivez pour chacun d’eux des données mensuelles (interventions réalisées, statistiques d’usage, heures consommées…).

• Vous souhaitez qu’un rapport PDF ou email leur soit envoyé automatiquement, par exemple le 1er de chaque mois.

Outils nécessaires (et pourquoi).

Voici les outils que nous allons utiliser, tous simples à prendre en main :

Outil	Rôle dans l’automatisation	Avantages
Google Sheets	Base de données des données client et mois	Gratuit, collaboratif, facile à maintenir
Google Docs	Modèle de rapport dynamique	Permet de générer un rapport structuré avec des champs personnalisés
Make (ex-Integromat)	Orchestration de l’automatisation	Pas besoin de coder, très puissant et flexible
Gmail / Outlook	Envoi automatique de l’email	Peut utiliser votre propre messagerie

Alternative : Zapier peut remplacer Make, mais ce dernier est plus flexible pour les manipulations complexes de documents.

Étape 1 : structurer vos données dans Google Sheets.

Créez une feuille Google Sheets nommée "Données clients", avec les colonnes suivantes :

• Nom du client

• Email du client

• Mois

• Total heures

• Projets concernés

• Résumé personnalisé (optionnel)

👉 Chaque ligne représente un rapport mensuel à envoyer à un client.

Exemple :Dupont SA | contact@dupontsa.fr | Avril 2025 | 18h | Projet Alpha, Projet Beta | "Très bonne réactivité ce mois-ci"

Étape 2 : créer un modèle de rapport dans Google Docs.

Créez un document Google Docs nommé "Modèle Rapport Mensuel", et insérez des balises entre accolades comme ceci :

css

CopierModifier

Rapport mensuel – {{mois}} 
Client : {{nom_client}} 
Résumé : {{résumé}} 
Heures consommées : {{heures}} 
Projets concernés : {{projets}} 

Merci pour votre confiance.

Cela servira de template dynamique, que Make remplira automatiquement pour chaque ligne du tableau.

Étape 3 : créer l’automatisation dans Make.

1. Créer un nouveau scénario dans Make.com.

2. Ajouter un module “Scheduler” pour lancer le scénario chaque 1er du mois.

3. Ajouter un module “Google Sheets > Search Rows” pour rechercher les lignes correspondant au mois en cours.

4. Ajouter un module “Google Docs > Create Document from Template”, lié à votre modèle.

   • Liez chaque champ ({{mois}}, {{nom_client}}, etc.) à la ligne correspondante dans Google Sheets.

5. Ajouter un module “Gmail > Send Email” :

   • À : Email du client

   • Sujet : Rapport mensuel – {{mois}}

   • Corps de l’email : petit message personnalisé

   • Pièce jointe : le PDF du Google Docs généré (option à cocher dans Make)

6. (Facultatif) Ajouter un module “Update Row” dans Google Sheets pour marquer la ligne comme “envoyée”.

Étape 4 : tester et programmer l’envoi automatique.

Avant de lancer la machine pour de bon :

• Faites un test sur une ligne (par exemple, votre propre adresse mail).

• Vérifiez que le document est bien généré avec les bonnes données.

• Vérifiez que l’email arrive avec la bonne pièce jointe.

Une fois validé, activez le scénario dans Make.

👉 À partir de maintenant, chaque 1er du mois, vos clients recevront automatiquement un rapport personnalisé sans aucune action de votre part.

Astuce : améliorer le rendu avec des tableaux et logos.

Dans Google Docs :

• Ajoutez un logo de votre entreprise.

• Utilisez un tableau structuré pour mieux présenter les données.

• Utilisez des styles pour valoriser les titres.

Vous pouvez aussi ajouter des liens personnalisés vers des documents Google Drive partagés (bilans, dashboards, etc.).

Conclusion : zéro effort, 100% pro.

Avec cette automatisation, vous :

• Offrez une communication client régulière, claire et valorisante.

• Gagnez plusieurs heures par mois.

• Réduisez les oublis et les erreurs.

• Améliorez la perception de votre professionnalisme.

Et surtout : vous vous libérez du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée comme le développement commercial ou l’amélioration de vos offres.