Construire un assistant ChatGPT pour suivre la satisfaction client à chaque étape du parcours

🔍 Contexte : pourquoi la satisfaction client est un actif stratégique… trop souvent mal mesuré.

En TPE/PME, le bouche-à-oreille reste un levier d’acquisition clé. Pourtant, rares sont les structures qui prennent le temps de mesurer précisément l’expérience vécue par leurs clients. Trop coûteux, trop technique, pas prioritaire… On se contente de quelques avis Google, d’un sentiment général, ou d’un feedback glané à chaud.

Problème : sans écoute structurée, pas d’amélioration continue.Et sans amélioration continue, pas de différenciation durable.

🎯 Ce que cet article vous propose :Un système complet, activable en quelques heures, pour collecter, analyser et exploiter le feedback client à chaque étape clé du parcours, sans CRM, grâce à un assistant IA conçu autour de ChatGPT.

🧭 Objectif : capter les signaux faibles, déclencher des actions correctives, professionnaliser la relation client.

Un client ne quitte pas une entreprise pour une seule raison. Il s’érode : attente non gérée, livrable mal compris, sentiment d’être oublié après la vente…

👉 Votre rôle, en tant que dirigeant, est de capter ces micro-frictions avant qu’elles ne deviennent un manque à gagner.

Ce système vous permettra de :

• Identifier les points de friction invisibles dans le parcours.

• Valoriser les moments de satisfaction pour les transformer en leviers de fidélisation.

• Prioriser les actions correctives, avec une vision synthétique pilotable.

• Ancrer une culture client dans l’équipe, même réduite.

🧱 Étape 1 – Cartographier le parcours client et définir les points de mesure.

Tout commence par une cartographie du parcours client, même sommaire.

Étape du parcours	Moment clé	Objectif client	Risque	Point de mesure
Premier contact	Rendez-vous découverte	Être écouté, compris	Impression superficielle	24h après le RDV
Signature	Validation du devis	Sentiment de clarté et de confiance	Incompréhension ou doute	2 jours après
Livraison/onboarding	Déploiement ou livrable	Réception fluide, sans friction	Délai, surprise, stress	Fin de phase
Suivi	Après-vente	Continuité de relation	Sentiment d’abandon	1 semaine après
Clôture / fin de mission	Post-service	Bilan global	Frustration non exprimée	Immédiatement après

🎯 Ne cherchez pas l’exhaustivité : visez d’abord 3 moments clés récurrents.

🧰 Étape 2 – Construire le système d’envoi automatisé ou semi-automatisé.

Vous avez deux options selon votre organisation :

Option A – Envoi semi-automatisé (manuel structuré)

• Vous définissez une routine hebdomadaire : chaque vendredi, vous envoyez les enquêtes correspondant aux actions de la semaine.

• Utilisez un template d’e-mail standardisé, à adapter selon l’étape.

Exemple de message :

Bonjour [Prénom], Merci encore pour votre confiance. Afin d’améliorer en continu notre manière de travailler, nous vous serions reconnaissants de prendre 1 minute pour répondre à cette question : 👉 Qu’est-ce qui vous a plu, et qu’aurions-nous pu faire mieux lors de [moment clé] ? Votre retour est précieux, et toujours lu avec attention. Bien à vous,[Signature]

➡️ Réponses à centraliser dans un Google Sheet (voir Étape 3).

Option B – Automatisation via Make ou Zapier (no-code)

Déclencheurs possibles :

• Rendez-vous via Calendly → email de feedback 24h après

• Validation d’un devis via Google Docs ou DocuSign → email de satisfaction

• Livraison d’un document via Google Drive → formulaire

Exécution :

• Envoi d’un e-mail ou formulaire Tally

• Stockage direct des réponses dans un Google Sheet

👉 L’objectif n’est pas la sophistication, mais la régularité + la traçabilité.

📋 Étape 3 – Concevoir une base de données de feedbacks.

Créez une feuille Google Sheets : “Feedback client – parcours”

Structure proposée :

| Date | Client | Étape | Type d’interaction | Canal | Verbatim | Score (optionnel) | Action requise | Réponse GPT | Suivi |

Ajoutez des validations de données (menus déroulants) pour uniformiser les entrées :

• Étape : Rendez-vous, Signature, Livraison, Suivi, Clôture

• Canal : Téléphone, Email, Visio, Formulaire

➡️ C’est cette base qui sera exploitée par GPT.

🤖 Étape 4 – Exploiter GPT pour l’analyse qualitative et l’orientation stratégique.

C’est ici que l’IA devient un assistant d’analyse, et non un gadget.

4.1 – Détection des signaux faibles.

Via GPT for Sheets, utilisez une formule comme :

=GPT("Analyse les verbatims suivants et synthétise les irritants récurrents, par étape du parcours", F2:F100)

Résultat attendu :

Étape 'Signature' : manque de clarté sur les délais, vocabulaire trop technique.Étape 'Livraison' : délai respecté mais manque de suivi proactif.Étape 'Clôture' : aucune relance post-mission perçue comme un désintérêt.

4.2 – Génération d’actions correctives.

Autre formule :

=GPT("À partir de ces feedbacks, propose 3 actions concrètes à mettre en place par étape", F2:F100)

Résultat :

• Signature → reformuler les devis avec un encart “prochaines étapes”

• Livraison → mise en place d’un point téléphonique à mi-parcours

• Clôture → e-mail de bilan personnalisé envoyé 7 jours après

4.3 – Réponse automatique au client.

Formule :

=GPT("Propose une réponse professionnelle et empathique à ce retour client", F2)

📊 Étape 5 – Synthétiser et piloter la satisfaction mensuellement.

Créez un Dashboard de satisfaction client, basé sur :

• Nombre de feedbacks reçus / taux de réponse

• Score moyen par étape (si NPS ou questions fermées)

• Irritants fréquents par étape

• Évolution mensuelle des sujets remontés

• Taux de traitement des feedbacks (colonne “Suivi” cochée)

🎯 Objectif : ne pas accumuler les données, mais les transformer en rituel de pilotage stratégique.

Exemple de rituel dirigeant :

• 1 fois par mois : lecture des verbatims

• 1 fois par trimestre : arbitrage de priorités avec l’équipe

• 1 fois par an : publication des engagements de progrès clients

✅ Cas réel – Cabinet de conseil en gestion

Une structure de 5 consultants a mis en place ce système sur 3 étapes clés :

• Fin de premier RDV (feedback ressenti client)

• Livraison d’analyse financière

• Clôture de mission

Résultat après 6 mois :

• Mise en place d’un “bilan d’étape” systématique à mi-mission

• Révision de 2 modèles de livrables jugés trop denses

• +22% de recommandation client en B2B (vs. année précédente)

🧭 Ce que ce système change en profondeur.

Avant	Après
Feedbacks diffus, oubliés	Données centralisées, pilotées
Culture “réactive” au client	Culture “proactive” d’écoute
Sujets stratégiques décidés au feeling	Décisions nourries par les retours client
Perte de valeur post-vente	Relance de valeur et fidélisation

🚀 Conclusion : un système d’écoute qui donne de la valeur à chaque interaction

En structurant l’écoute client avec un assistant GPT, vous passez d’une posture passive à une posture stratégique et différenciante. Vous créez un réflexe d’apprentissage collectif. Et vous transformez vos clients satisfaits en ambassadeurs visibles.

👉 Lancez votre assistant feedback GPT cette semaine. Il ne remplacera ni votre jugement, ni votre relation client. Mais il vous donnera la hauteur d’analyse et la régularité que peu d’entreprises de votre taille peuvent s’offrir.