Mettre en place ChatGPT dans sa team : Construire un Assistant !

Introduction : Pourquoi et comment créer un assistant ChatGPT ? 

Créer un assistant ChatGPT centralisé pour une équipe commerciale permet d’homogénéiser les interactions clients et d’automatiser les tâches répétitives. Cela garantit des messages cohérents et adaptés à la stratégie commerciale de l’entreprise.

Pourquoi un assistant centralisé ?

• Uniformisation des échanges : Assurer que toute l’équipe utilise les mêmes argumentaires et formats de réponse.

• Gain de temps : Automatiser la rédaction des emails et la gestion des relances.

• Réduction des erreurs humaines : Standardiser les messages pour éviter les incohérences.

• Intégration facile : Utilisation dans divers outils comme CRM, emails, et plateformes collaboratives.

Où trouver et activer ChatGPT ?

1. Accès : Se rendre sur ChatGPT OpenAI et se connecter.

2. Activer les fonctionnalités avancées : Aller dans les paramètres et activer les plugins, le Web Browsing et l’outil Python si disponible.

Définir les besoins commerciaux et les objectifs de l’assistant.

Avant de configurer un assistant efficace, il est essentiel de définir clairement ses missions.

1. Identifier les processus commerciaux à optimiser.

• Automatisation des relances clients.

• Rédaction et personnalisation des emails commerciaux.

• Génération de scripts de vente adaptés aux prospects..

• Création de résumés de réunions et rapports de performance.

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2. Déterminer la place de l’IA dans l’équipe.

• L’IA doit-elle rédiger seule ou sous validation humaine ?

• Quels processus nécessitent une supervision humaine obligatoire ?

• Comment garantir que l’IA respecte la stratégie commerciale de l’entreprise ?

🎯 Exercice pour le Manager :

1. Identifiez trois processus clés où ChatGPT peut être un atout.

2. Définissez les limites de son utilisation.

3. Présentez votre analyse à l’équipe.

   
   

🎯 Exercice pour l’Équipe Commerciale :

1. Listez les tâches répétitives dans votre quotidien.

2. Imaginez comment un assistant ChatGPT pourrait vous aider.

3. Comparez vos idées avec celles du manager.

   
   

Construire des prompts ultra-personnalisés pour ChatGPT

Un bon assistant repose sur des prompts détaillés et adaptés aux besoins commerciaux.

1. Structure d’un prompt efficace

• Contexte précis : Expliquer le produit/service et la situation.

• Objectif clair : Définir le but du message (vente, relance, onboarding).

• Format attendu : Email, script téléphonique, argumentaire.

• Ton et style : Formel, engageant, technique.

• Contraintes spécifiques : Nombre de mots, appel à l’action, structure.

2. Exemples détaillés de prompts personnalisés

• Email de relance pour un prospect inactif

  "Rédige un email de relance pour un prospect ayant montré de l’intérêt pour notre solution de gestion des stocks il y a 15 jours, mais n’ayant pas donné suite. Adopte un ton professionnel et met en avant notre offre spéciale en cours. L’email doit être structuré en trois parties : rappel du besoin client, proposition de valeur, appel à l’action clair (proposition de rendez-vous). Limite la réponse à 150 mots et ajoute une touche personnalisée selon l’historique du prospect."

• Structuration d’un script d’appel

  "Crée un script d’appel de prospection pour un commercial junior vendant des logiciels de comptabilité pour TPE. Le ton doit être rassurant et pédagogique. Le script doit contenir une accroche percutante, une question ouverte pour qualifier le besoin, une présentation des avantages différenciants de notre logiciel et une proposition de rendez-vous. Prévois une section pour gérer les objections fréquentes (coût, changement d’outil, complexité)."

🎯 Exercice pour le Manager :

1. Rédigez trois prompts complets pour vos commerciaux.

2. Testez-les et mesurez la qualité des réponses obtenues.

3. Affinez chaque prompt en fonction des retours terrain.

   
   

🎯 Exercice pour l’Équipe Commerciale :

1. Utilisez les prompts proposés par le manager.

2. Comparez les résultats et proposez des ajustements.

3. Notez les meilleures versions pour les intégrer dans votre routine.

Partager et intégrer l’assistant ChatGPT dans l’équipe.

1. Partager un assistant ChatGPT avec son équipe/

L’assistant peut être créé une seule fois puis partagé via un lien que chaque membre pourra intégrer dans son ChatGPT.

Procédure :

1. Se rendre dans l’onglet Personnalisation de ChatGPT.

2. Enregistrer un assistant avec les prompts définis.

3. Générer un lien de partage permettant aux collaborateurs d’accéder à l’assistant.

2. Entraîner l’assistant avec des éléments internes

• Importer des documents clés : catalogues produits, FAQ, scripts de vente.

• Utiliser des bases de données : transmettre des historiques de clients types.

• Créer une bibliothèque interne : regrouper les prompts validés et les cas d’usage courants.

🎯 Exercice pour le Manager :

1. Configurez un assistant avec des instructions précises et partagez-le avec l’équipe.

2. Demandez à chaque membre de l’équipe de le tester et de donner un retour.

3. Ajustez l’assistant en fonction des retours terrain.

   
   

🎯 Exercice pour l’Équipe Commerciale :

1. Testez l’assistant fourni par le manager.

2. Notez les ajustements nécessaires pour améliorer sa pertinence.

3. Documentez les interactions types les plus utiles.

   
   

Ouverture et discussion avec l’équipe 

Projection vers l’avenir : Jusqu’où aller avec l’IA ?

• L’IA peut-elle gérer des négociations commerciales ?

• Peut-on automatiser encore plus de tâches sans perdre l’authenticité ?

• Comment l’IA va-t-elle évoluer dans les prochaines années pour le commerce ?

🎯 Discussion en équipe :

1. Quels nouveaux usages de ChatGPT pourraient être explorés ?

2. Jusqu’où pousser l’automatisation avant qu’elle ne devienne contre-productive ?

3. Comment s’assurer que l’IA reste un atout et ne remplace pas l’expertise humaine ?

   
   

💡 Conclusion : Un assistant ChatGPT bien structuré et partagé avec l’équipe améliore la productivité et assure une cohérence dans les interactions commerciales. Toutefois, son utilisation doit être encadrée pour garantir des réponses personnalisées et pertinentes.

Dans le prochain module, nous verrons comment faire évoluer et améliorer un assistant ChatGPT dans le temps afin d’optimiser continuellement ses performances.